Como emitir uma NFCom de substituição
Visão geral
A NFCom de substituição é a nota nova emitida para corrigir um erro de uma nota emitida anteriormente. A nota original com erro passa a ser chamada de NFCom substituída.
Acesso à página
Caminho: Notas Fiscais → NFCom → Listar → abra o grupo → ícone Substituir NFCom da nota, ou o botão Substituir NFCom nos Detalhes da nota.
Quando substituir
A substituição só pode ser feita quando existir uma necessidade real de correção da nota original, observando as regras do sistema e as validações da SEFAZ.
Importante
Somente NFCom autorizadas podem ser substituídas.
Regras importantes antes de emitir
Regras sobre a NFCom substituída
A NFCom substituída é a nota original, ou seja, a nota que contém o erro e será referenciada pela nova nota.
1. Não pode ser cancelada
Se uma NFCom de substituição já tiver sido emitida e autorizada para a nota original, a SEFAZ bloqueia automaticamente qualquer tentativa de cancelamento da nota substituída. Exemplo de regra de rejeição: Rejeição 224: NFCom já está substituída.
Além disso, também não é possível emitir uma substituição para uma nota original que já esteja cancelada.
Nota já substituída
Se a nota original já foi substituída, ela não pode mais ser cancelada.
2. Não pode sofrer dupla substituição
Uma NFCom que já foi substituída uma vez não pode ser referenciada novamente para uma nova substituição.
Uma só substituição
Uma mesma NFCom original não pode ser substituída duas vezes.
3. Não pode ter NFCom de ajuste vinculada e autorizada
A NFCom original não pode ser substituída se já estiver referenciada por uma NFCom de ajuste em situação autorizada.
4. Tipos de nota permitidos
A nota que será substituída deve ser obrigatoriamente do tipo:
- Normal ou
- Substituição
5. Dados que devem permanecer compatíveis
A nota original e a nova nota substituta devem possuir obrigatoriamente:
- o mesmo CNPJ do emitente;
- a mesma identificação exata do destinatário (CNPJ, CPF ou idOutros);
- o mesmo tipo de faturamento.
Sem troca de emitente, destinatário ou tipo
A substituição não permite trocar emitente, destinatário ou tipo de faturamento da operação.
6. Prazo limite de até 5 anos
A data de emissão da NFCom original, ou a competência da nota em papel, quando aplicável, não pode ser anterior a 5 anos, contados da data atual da substituição.
Regras sobre a NFCom de substituição
A NFCom de substituição é a nova nota emitida para corrigir a anterior. As principais regras são:
- ela deve referenciar a NFCom original que está sendo substituída;
- deve conter a chave de acesso original e a referência ao número e à série da nota substituída;
- deve ter um motivo de substituição informado;
- só terá validade fiscal depois da autorização da SEFAZ;
- depois de autorizada, ela passa a ser a nota fiscal válida da operação;
- na listagem do sistema, ela aparecerá com o tipo Substituta.
Dúvida sobre o motivo
Em caso de dúvida sobre o motivo da substituição, consulte a sua equipe contábil antes de prosseguir.
1. Acesse o menu de NFCom
No menu lateral, acesse Notas Fiscais → NFCom → Listar. Em seguida, localize o grupo desejado e abra a listagem de notas da emissão ou da competência correspondente (Visualizar notas).
2. Localize a NFCom original que será substituída
Na listagem de notas, identifique a NFCom autorizada que você deseja substituir. Depois disso, clique no ícone laranja (Substituir NFCom) da nota para iniciar a substituição.
Somente notas autorizadas
Apenas notas com status Autorizada podem ser substituídas.
Notas que não podem ser substituídas
Se a nota estiver cancelada, substituída ou vinculada a uma NFCom de ajuste autorizada, a substituição não poderá ser realizada.
3. Confira os dados carregados automaticamente
Ao abrir a tela de substituição, o sistema carrega automaticamente os dados da NFCom original, incluindo:
- Chave de acesso original;
- NFCom original (número e série);
- dados principais do cliente e da nota.
Essas informações servem como referência para a nova NFCom que irá substituir a anterior.
Os campos NFCom original e Chave de acesso original aparecem desabilitados, e o cartão avisa: "Esta NFCom substituirá a nota original abaixo. O CNPJ do emitente, o documento do destinatário e o tipo de faturamento devem ser idênticos aos da nota original."
4. Selecione o motivo da substituição
No campo Motivo da substituição, selecione a opção que melhor representa o motivo da correção. Os motivos disponíveis são:
| Código | Motivo |
|---|---|
01 | Erro de Preço |
02 | Erro Cadastral |
03 | Decisão Judicial |
04 | Erro de Tributação |
05 | Descontinuidade do Serviço |
Dúvida sobre o motivo
Se houver dúvida sobre qual motivo selecionar, consulte a equipe contábil da sua empresa antes de emitir a substituição.
5. Ajuste os campos necessários
Depois de informar o motivo, você pode revisar e alterar os campos da nova NFCom de substituição, conforme a necessidade:
- Cliente;
- Data de competência;
- Data de vencimento;
- Data uso início e Data uso fim (opcionais);
- Informação adicional (opcional);
- Itens e valores da nota (Produto, Quantidade, Valor Unit Item, Valor Desconto e Outras Despesas).
Por exemplo, no motivo Erro de Preço, altere o Valor Unit Item para o valor correto (de R$ 100,00 para R$ 95,00).
Exemplos por motivo
- Erro de Preço: ajuste o valor do item para o valor correto.
- Erro Cadastral: corrija os dados necessários no cadastro do assinante, salve e, depois disso, emita a NFCom de substituição.
- Erro de Tributação: ajuste a tributação do produto em NFCom → Produtos e, em seguida, selecione o produto já configurado com a tributação correta.
- Decisão Judicial e Descontinuidade do Serviço: realize os ajustes necessários de acordo com a orientação contábil e com a situação que motivou a substituição.
Revise antes de emitir
Revise atentamente os itens, os valores, as datas e as informações complementares antes da emissão.
6. Emita a NFCom de substituição
Depois de revisar todas as informações, clique em Criar NFCom de substituição.
O sistema transmite a NFCom para a SEFAZ, em segundo plano, e abre os Detalhes da nota da substituta. Se estiver tudo correto, a nota será autorizada e passará a ser a nova NFCom válida.
Nos Detalhes da nota da substituta, o cartão NFCom de substituição mostra a Finalidade (3 — Substituição), o Motivo e um link para a NFCom substituída. O campo Informação adicional é preenchido automaticamente com o aviso "Este documento substitui a NFCom série 58, número 632 e data 03/10/2026 em virtude de Erro de Preço.", com a série, o número, a data e o motivo da nota original.
Validade fiscal
A NFCom de substituição só passa a ter validade fiscal depois da autorização da SEFAZ.
7. O que acontece com a NFCom original
Depois que a NFCom de substituição for autorizada:
- a nova NFCom passa a ser a nota válida;
- a NFCom original perde a validade fiscal;
- a nota original aparece com o status Substituída;
- a nova nota aparece com o tipo Substituta;
- a NFCom original não poderá mais ser substituída nem cancelada, mesmo que ainda estivesse dentro do prazo de cancelamento.
Na listagem, a substituta (tipo Substituta, Autorizada, com o novo valor) aparece junto da original (Substituída), que perde os ícones de Substituir NFCom e Cancelar NFCom.
Nos Detalhes da nota da original, um aviso vermelho indica a substituição: "Esta NFCom foi substituída pela NFCom Nº 633 (ID: 727). Status: Autorizada.", com o link para a nota substituta.
Nota original
Depois da autorização da substituta, a NFCom original não deve mais ser utilizada como documento fiscal válido.
8. Como identificar a substituição no DANFE-COM
No DANFE-COM da NFCom de substituição é exibida a informação de que o documento é uma substituição, com referência à nota original substituída. Normalmente, o documento apresenta uma mensagem informando que aquela NFCom substitui a NFCom anterior, incluindo:
- série;
- número;
- data;
- motivo da substituição.
Resumo do fluxo
- Acesse NFCom → Listar.
- Abra a listagem de notas do grupo desejado.
- Localize uma NFCom autorizada.
- Clique no ícone laranja de substituição.
- Confira a chave de acesso original e o número e a série carregados.
- Selecione o motivo da substituição.
- Ajuste os campos necessários.
- Clique em Criar NFCom de substituição.
- Aguarde o retorno da SEFAZ.
- Com a autorização, a nova nota será a Substituta e a original ficará como Substituída.
Valide antes de emitir
Sempre valide o motivo da substituição e os dados fiscais antes da emissão.