Boas Práticas de Controle Financeiro

Um provedor organizado é aquele que consegue responder, em segundos, perguntas como: "Quem recebeu esse pagamento?", "Qual o saldo do caixa da recepção agora?" e "Quantas baixas manuais foram feitas hoje e de que forma foram pagas?" — tudo isso sem precisar ligar para ninguém.

Essas respostas só são possíveis se três práticas forem seguidas no dia a dia:

1. Cada funcionário tem o seu próprio login.
2. Cada funcionário opera o seu próprio caixa.
3. O campo Pago via é preenchido corretamente em toda baixa manual.

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1. Login individual: por que é inegociável

É comum em provedores menores que a equipe compartilhe um único usuário (ex.: admin ou financeiro). Isso parece prático, mas elimina qualquer rastreabilidade.

O que o Atlaz registra por usuário

Cada ação no sistema é vinculada ao usuário logado no momento. O fluxo de caixa exibe, para cada movimentação:

Campo	O que mostra
Usuário	Quem lançou a movimentação no sistema
Funcionário	A quem a operação é atribuída (pode ser diferente do usuário)
Data e hora	Quando a operação foi registrada

Se todos usam o mesmo login, a coluna "Usuário" sempre mostrará o mesmo nome — e qualquer desvio financeiro se torna impossível de rastrear.

Consequências práticas de logins compartilhados

• Não é possível saber quem realizou uma baixa suspeita.
• Não é possível calcular produtividade individual (quantas baixas cada atendente fez).
• O log do sistema perde valor — registra ações, mas não responsáveis.
• Em caso de divergência de caixa, todos são suspeitos.

Logins compartilhados são risco real

Um único login compartilhado usado por 3 atendentes significa que qualquer um dos três pode baixar uma cobrança sem deixar rastro individual. Em casos de desvio, não há como responsabilizar sem câmera de segurança apontada para o monitor.

Como criar usuários individuais

1. Acesse Configurações → Usuários → Criar usuário.
2. Preencha nome, e-mail único e senha.
3. Vincule ao grupo de permissão correto para o cargo.
4. Libere o caixa que o usuário poderá movimentar. O campo Caixas só habilita depois de escolher as Filiais.
5. Clique em Salvar.

Veja o tutorial completo: Como criar um usuário

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2. Caixas separados por funcionário

Um caixa no Atlaz representa uma "gaveta de dinheiro" virtual. Além dos caixas bancários (conta Sicoob, conta Bradesco, etc.), o sistema permite criar caixas operacionais para cada funcionário ou guichê.

Por que separar caixas

Situação	Com caixa único	Com caixas separados
Funcionário A recebeu R$300 em dinheiro	Entra no caixa geral — impossível saber de quem	Fica no caixa do Funcionário A
Funcionário B errou uma baixa	Afeta o saldo do caixa geral	Afeta só o caixa do B — fácil localizar
Fechamento diário	Soma total, sem saber quem está com quanto	Fecha caixa por funcionário individualmente
Divergência de R$50	Difícil rastrear — todas as baixas do dia são suspeitas	Identifica imediatamente qual caixa tem a divergência

Estrutura de caixas recomendada

Caixa Principal (empresa)
├── Banco Sicoob (conta corrente)
├── Banco Bradesco (conta corrente)
├── Recepção — Ana
├── Recepção — João
└── Financeiro — Maria

Essa árvore é só uma sugestão de organização: o Atlaz lista os caixas sem hierarquia, então use os nomes para deixar a estrutura clara.

Como criar um caixa por funcionário

1. Acesse Financeiro → Caixas e clique em Novo.
2. Nome: use o nome do funcionário. Ex.: Recepção — Ana.
3. Valor Inicial do Caixa: R$ 0,00 ao criar (ou o fundo de troco, se houver).
4. Clique em Criar e depois libere o caixa para o usuário em Configurações → Usuários, no campo Caixas.

Os campos do formulário estão em Criar caixa.

Fundo de troco

Se cada recepcionista começa o dia com um troco fixo (ex.: R$50), crie uma movimentação de entrada no caixa desse funcionário ao início de cada turno, com a descrição "Fundo de troco / Abertura de caixa". Isso reflete o saldo real e facilita o fechamento.

Fechamento diário de caixa

Ao final de cada turno:

1. O funcionário conta o dinheiro físico.
2. No Atlaz, acessa Financeiro → Fluxo de caixa e filtra pelo seu caixa e pela data.
3. Compara o saldo calculado pelo sistema com o dinheiro físico.
4. Eventuais diferenças são registradas como movimentação (entrada ou saída) com descrição detalhada, em Novo → Movimentação.

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3. O campo "Pago via": a prova do meio de pagamento

Ao realizar uma baixa manual (cobrança paga fora do boleto/gateway), o sistema exibe o campo Pago via. Esse campo é o que permite ao financeiro e à gerência saber de que forma o dinheiro entrou.

Opções disponíveis

Valor	Quando usar
Dinheiro	Assinante pagou presencialmente em espécie
Transferência bancária	TED/DOC recebido na conta da empresa
Depósito bancário	Depósito em agência ou caixa eletrônico
PIX Estático	Pagamento via chave PIX sem confirmação automática do gateway
Cartão de Crédito	Pagamento na maquininha (crédito)
Cartão de Débito	Pagamento na maquininha (débito)
Boleto - Segunda via	Boleto impresso ou enviado manualmente que não entrou pelo gateway
Permuta	Troca de serviço (ex.: assinante é fornecedor e fez permuta)
Abono	Cobrança perdoada/isenta sem entrada de dinheiro real

Por que preencher sempre

O campo Pago via alimenta diretamente:

• O filtro Pago via da lista de cobranças, em Títulos → Listar
• O filtro Pago via do Fluxo de caixa
• A coluna Pago via da lista de cobranças, que é a evidência de como o dinheiro entrou

Nunca deixe em "-- Selecione --"

Baixas sem "Pago via" não aparecem quando se filtra por forma de pagamento. Se um gestor quiser saber "quanto entrou em dinheiro hoje?", uma baixa sem esse campo não vai aparecer no filtro correto, causando divergência no fechamento.

Exemplo prático

Um assinante chega na recepção e paga R$89,90 em dinheiro. A atendente abre Títulos → Receber pagamento, localiza a cobrança, clica no ícone $ (receber) e informa:

• Valor pago: R$89,90
• Pago via: Dinheiro
• Caixa: Recepção — Ana
• Data de pagamento: hoje

O passo a passo da janela está em Receber pagamento.

Ao final do dia, o financeiro abre o Fluxo de caixa, filtra pelo Caixa Recepção — Ana e vê exatamente quantas cobranças foram pagas em dinheiro e o total acumulado — podendo bater com o dinheiro físico na gaveta.

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4. Como ler o Fluxo de Caixa com detalhes

O Fluxo de caixa mostra o resumo por caixa no topo e a lista de movimentações embaixo. A tela abre com o período de hoje. Para ver o detalhe das movimentações:

Acesso à página

Caminho: Financeiro → Fluxo de caixa

Tabela de caixas (parte superior)

Coluna	O que mostra
Caixa	Nome do caixa
Entradas	Total de valores que entraram no período
Saídas	Total de valores que saíram (despesas e outras saídas, sem as transferências)
Transferências	Movimentações entre caixas
Líquido	Entradas, saídas e transferências somadas (resultado do período)
Saldo	Valor inicial do caixa mais as movimentações pagas até a data final do filtro

Tabela de movimentações (parte inferior)

Para cada linha da tabela inferior, você vê:

Coluna	O que mostra
Filial	Filial onde a operação foi registrada
Data	Data e hora da movimentação
Descrição	Texto livre ou descrição automática (ex.: nome do assinante)
Valor	Positivo = entrada · Negativo = saída
Usuário	Quem registrou no sistema
Funcionário	Quem realizou a operação (pode diferir do usuário)
Categoria	Categoria financeira (ex.: Mensalidade, Despesa operacional)
Subcategoria	Subcategoria
Conta	O caixa da movimentação
Beneficiário	Para despesas: quem recebeu o pagamento
Pago	Se a movimentação está marcada como paga

Filtros mais usados

• Filtrar por caixa: mostra só as movimentações de um caixa específico (ex.: fechamento de caixa da recepcionista)
• Filtrar por data: período do dia, semana ou mês
• Filtrar por categoria: isola entradas de mensalidades, ou saídas de despesas
• Filtrar por usuário: mostra tudo que um funcionário específico registrou

Exportar para XLS

Use Ações → Exportar, no resumo dos caixas, para baixar o fluxo filtrado em planilha. Útil para enviar ao contador ou montar relatório gerencial.

Fluxos comuns e como analisar

Fechamento diário:

1. Filtre por caixa (ex.: Recepção — Ana) e pela data de hoje.
2. Some as entradas → compare com o dinheiro físico na gaveta.
3. Diferença? Procure por baixas com descrição suspeita ou caixa trocado.

Conferência de depósito bancário:

1. Filtre por caixa (ex.: Banco Sicoob) e pelo período.
2. Compare as entradas com o extrato bancário do período.
3. Entradas no sistema sem correspondência no extrato indicam baixas feitas manualmente sem dinheiro real depositado.

Verificar se uma cobrança foi baixada corretamente:

1. Abra Títulos → Listar e filtre pelo assinante.
2. Encontre a cobrança paga e confira Pago em, Valor Pago e Pago via.
3. No Fluxo de caixa, a entrada correspondente aparece no caixa escolhido na baixa.

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Resumo: checklist de implantação

• Cada funcionário tem seu próprio e-mail e senha no Atlaz
• Nenhum usuário genérico compartilhado (ex.: "financeiro", "admin") em uso por mais de uma pessoa
• Caixas criados: um por funcionário de atendimento + um por conta bancária
• Cada usuário está vinculado apenas ao(s) caixa(s) que opera
• Equipe treinada: campo "Pago via" sempre preenchido na baixa manual
• Equipe treinada: sempre selecionar o caixa correto na baixa
• Fechamento de caixa diário por funcionário como rotina
• Gerência revisa o Fluxo de caixa ao menos semanalmente

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Veja também

• Financeiro — Visão geral
• Perfis de grupo de permissão recomendados
• Como criar um usuário
• Remessa e Retorno CNAB